SharePoint Syntex ist ein Dienst von Microsoft, der künstliche Intelligenz (KI) nutzt, um Informationen innerhalb von Dokumenten zu extrahieren und zu verarbeiten. Es ist Teil der breiteren Microsoft 365 Suite und zielt darauf ab, die Verwaltung und Nutzung von Inhalten in Unternehmen zu optimieren. Syntex verwendet maschinelles Lernen, um Dokumenttypen zu erkennen, wichtige Informationen zu extrahieren und diese Daten in SharePoint-Dokumentbibliotheken zu speichern.

1. Vertragsmanagement: Syntex kann eingesetzt werden, um Verträge automatisch zu klassifizieren, relevante Klauseln zu extrahieren und Metadaten wie Vertragslaufzeiten, beteiligte Parteien und wichtige Daten zu erfassen.
2. Personalakten: HR-Dokumente wie Lebensläufe, Bewerbungsschreiben und Zertifikate können automatisch erkannt und relevante Informationen wie Namen, Qualifikationen und Einstellungsdaten extrahiert werden.
3. Rechnungsverarbeitung: Eingehende Rechnungen können automatisch erkannt, und relevante Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant extrahiert und in SharePoint gespeichert werden.

Ich habe eine Demo implementiert, die zeigt, wie SharePoint Syntex zur Automatisierung von Rechnungen und Kassenzetteln eingesetzt werden kann. Hier ist eine detaillierte Beschreibung des Workflows und der Umsetzung:

1. Dokumentenspeicherung: In der Demo werden Rechnungen und Kassenzettel in einer speziellen SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert. Dies geschieht über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es den Nutzern ermöglicht, Dokumente per Drag-and-Drop hochzuladen. Alternativ können Dokumente auch automatisch von einem E-Mail-Postfach oder einem Netzwerkordner importiert werden.
2. Metadatenerfassung: SharePoint Syntex wird genutzt, um die gespeicherten Dokumente zu analysieren. Es erkennt automatisch den Dokumenttyp (Rechnung oder Kassenzettel) und extrahiert relevante Metadaten wie Datum, Betrag, Lieferant und Rechnungsnummer. Diese Informationen werden den Dokumenten als strukturierte Metadaten hinzugefügt.
3. Datenübertragung: Ein täglicher automatisierter Prozess, realisiert durch Power Automate, überträgt die extrahierten Metadaten in eine separate SharePoint-Liste. Diese Liste dient als zentrale Datenquelle für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Der Flow sorgt dafür, dass die Daten stets aktuell und konsistent sind.

1. Einrichtung der Dokumentbibliothek: Eine neue SharePoint-Dokumentbibliothek wurde erstellt und konfiguriert, um Rechnungen und Kassenzettel aufzunehmen. Dokumentvorlagen und benutzerdefinierte Inhalte wurden hinzugefügt, um den Upload-Prozess zu erleichtern.
2. Konfiguration von SharePoint Syntex: SharePoint Syntex wurde konfiguriert, um die spezifischen Dokumenttypen zu erkennen und die gewünschten Metadaten zu extrahieren. Dazu wurden Modelle für die Dokumentklassifizierung und Metadatenerfassung trainiert und implementiert. Ich habe hier einen pay-as-you-go Plan hinterlegt.
3. Erstellung des Power Automate Flows: Ein täglicher Flow wurde erstellt, um die extrahierten Metadaten in die zentrale SharePoint-Liste zu übertragen. Der Flow stellt sicher, dass die Daten automatisch und ohne manuelles Eingreifen aktualisiert werden.

SharePoint Syntex bietet Unternehmen eine leistungsstarke Möglichkeit, ihre Dokumentenmanagementprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Durch die Nutzung von KI und maschinellem Lernen können wiederkehrende Aufgaben, wie das Extrahieren von Informationen aus Dokumenten, erheblich erleichtert werden. Der beschriebene Anwendungsfall zeigt, wie Syntex in der Praxis eingesetzt werden kann, um die Verwaltung von Rechnungen und Kassenzetteln zu automatisieren und somit die Effizienz und Genauigkeit bei der Erstellung von Finanzberichten zu verbessern. Um die Kosten noch kurz mit aufzunehmen für 130 Dokumente (auch Mehrseitige) habe ich 1,30 € bezahlt.