Nachdem wir nun SharePoint Expertise im Haus haben möchten wir mit einer Serie zum Thema SharePoint Online starten. Obwohl dieser Beitrag speziell auf SharePoint Online ausgerichtet ist, sind viele der Tipps und Tricks ebenfalls für SharePoint on premise anwendbar.

Folgende Fragen kommen häufig auf:

Einsatzbereiche von SharePoint: Wo und wie nutzen wir es?
Wir nutzen SharePoint primär für zwei Hauptzwecke: die Zusammenarbeit und die Informationsbereitstellung, wie z.B. über ein Intranet. Man kann direkt auf SharePoint arbeiten oder Dateien im „Dokumente“-Reiter in Teams ablegen, die automatisch in SharePoint gespeichert werden. Dies erfolgt in vielen Bereichen innerhalb der Microsoft 365-Umgebung, die wir schrittweise erklären werden.

Struktur von SharePoint: Wie ist es aufgebaut?
Wir vergleichen SharePoint gerne mit einer Bücherei: Die SiteCollection ist das Gebäude, die Bibliotheken oder Listen sind die Regale und die Listeneinträge, Dateien oder Pages (Seiten) sind die Buchseiten.

Organisation in SharePoint: Einzelne Stockwerke oder eine Nachbarschaft?
Hier gehen die Meinungen auseinander. Basierend auf unserer Erfahrung bevorzugen wir die Nachbarschaftsstruktur. Bei jedem neuen Thema, das eine Mitarbeit anderer Kollegen erfordert und eine Anpassung der Berechtigungsstruktur nach sich zieht, empfehlen wir, eine neue SiteCollection zu erstellen. Diese SiteCollections können durch eine Hub-Seite zusammengefasst oder einfach miteinander verlinkt werden. Die Themen Berechtigungen und Hub-Seiten werden wir in einem zukünftigen Beitrag vertiefen.

Limitationen von SharePoint: Was müssen wir beachten?
Es gibt einige Einschränkungen bei der Nutzung von SharePoint:

• Der maximale Speicherplatz pro SiteCollection beträgt 25 TB. Je nach Unternehmensrichtlinien kann dieser Wert geringer sein. Eine Abstimmung mit der IT-Abteilung ist empfehlenswert.
• Das Uploadlimit für Dateien liegt bei 250 GB.
• Der Dateipfad inklusive URL darf 400 Zeichen nicht überschreiten. HINWEIS: Wenn die Bibliothek synchronisiert wird, greift das Limit des Windows Explorers mit 256 Zeichen.
• Es können bis zu 2.000 Listen und Bibliotheken pro SiteCollection angelegt werden.
• In einer Liste oder Bibliothek können bis zu 30 Millionen Elemente gespeichert werden, allerdings funktioniert die Berechtigungsvererbung nur bis zu 100.000 Elementen.
• Eine Ansicht kann maximal 5.000 Elemente anzeigen.

Diese und weitere Limitationen sind stets in der aktuellen Microsoft-Dokumentation nachlesbar.

Abschlussgedanke
Die Begeisterung für SharePoint entwickelt sich oft erst mit regelmäßiger Nutzung. Wir schätzen vor allem die Möglichkeit, simultan an Dokumenten zu arbeiten, die Versionskontrolle und die einfache Freigabe von Dokumenten.